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eSocial: para que serve e como funciona?

29/05/2019

Você já deve ter ouvido falar sobre o eSocial principalmente nos últimos meses, não é mesmo?

Apesar disto muitos empregadores ainda não estão em conformidade com as obrigatoriedades exigidas pelo programa do governo federal.

E por isso resolvemos te dar uma mãozinha para te ajudar na compreensão do eSocial e para que serve.

 

O que é eSocial?

 

O eSocial é um programa do governo federal que tem como objetivo consolidar o envio das informações pelo empregador (pessoa física e jurídica) em relação aos seus empregados.

É uma ferramenta de formalização de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas em relação aos seus funcionários.

E com uma fiscalização maior os empregadores deverão ter um cuidado essencial nos dados enviados para o governo.

Se houver qualquer erro ou a não formalização, o poder do governo será muito maior.

Como benefícios, o eSocial veio para facilitar a vida dos profissionais de contabilidade e recursos humanos.

A ideia é ter um ambiente virtual que centraliza as informações e possa ser acessado facilmente pelos entes governamentais envolvidos em qualquer parte do país.

Assim o fisco consegue unificar todos os dados utilizados para fins trabalhistas, previdenciários, fundiários e tributários, facilitando os processos.

 

Quais são as obrigações reunidas no eSocial?

 

As obrigações acessórias são as responsabilidades que qualquer empresa, independente do seu setor ou porte, tem de cumprir.

Se não cumpridas, as mesmas geram multas administrativas conforme especifica a lei.

Por meio desse canal, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações:

  • GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  • CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
  • RAIS - Relação Anual de Informações Sociais.
  • LRE - Livro de Registro de Empregados
  • CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho
  • CD - Comunicação de Dispensa
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  • DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
  • Folha de pagamento
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
  • GPS – Guia da Previdência Social

 

Como funciona o eSocial?

 

Na prática as empresas terão que enviar periodicamente, em meio digital, as informações para a plataforma do eSocial.

Na verdade todos esses dados já são registrados atualmente em algum meio, como papel e outras plataformas online.

No entanto, com a entrada em operação do novo sistema, o caminho será único.

Todos esses dados serão enviados ao Governo Federal de forma exclusiva e obrigatória por meio do eSocial Empresas.

O envio é feito de forma eletrônica com uma assinatura digital.

A informação é enviada para o banco de dados do eSocial e após verificada, gera um protocolo de recebimento.

A ordem dos envios deve ser:

  1. Carga inicial: dados de todos os funcionários da empresa;
  2. Eventos trabalhistas: depois é necessário o envio dos eventos do dia a dia, como admissões, alterações cadastrais ou contratuais, acidentes de trabalho...
  3. Folha de pagamento: As empresas devem enviar informações sobre tudo que foi pago aos trabalhadores ou prestadores de serviços.

 

Benefícios do eSocial

 

Para os empresários esta centralização de informações em um só lugar, muitas vezes eliminando documentos que acabavam sendo entregues em duplicidade, é uma forma de proporcionar mais agilidade à prestação de contas.

Já para o Governo Federal, o benefício maior é a agilidade e a facilidade na fiscalização das informações.

 

Cronograma do eSocial

 

Veja detalhes do cronograma:

1º GRUPO - entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78.000.000,00:

  • Tabelas: 08/01/2018
  • Não Periódicos: 01/03/2018
  • Periódicos: 08/05/2018 (dados desde o dia 1º)
  • Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: agosto/2018
  • Substituição GFIP FGTS: fevereiro/2019 (ver Circular CAIXA nº 832/2018)
  • SST: julho/2019

2º GRUPO - entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões) e que não sejam optantes pelo Simples Nacional:

  • Tabelas: 16/07/2018
  • Não Periódicos: 10/10/2018
  • Periódicos: 10/01/2019 (dados desde o dia 1º)
  • Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: abril/2019
  • Substituição GFIP FGTS: abril/2019
  • SST: janeiro/2020

3º GRUPO - empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos:

  • Tabelas: 10/01/2019
  • Não Periódicos: 10/04/2019
  • Periódicos: 10/07/2019 (dados desde o dia 1º)
  • Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: outubro/2019
  • Substituição GFIP FGTS: outubro/2019
  • SST: julho/2020

4º GRUPO - entes públicos e organizações internacionais:

  • Tabelas: janeiro/2020
  • Não Periódicos: Resolução específica, a ser publicada
  • Periódicos: Resolução específica, a ser publicada
  • Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: Resolução específica, a ser publicada
  • Substituição GFIP FGTS: Circular CAIXA específica
  • SST: janeiro/2021

 

eSocial e segurança do trabalho

 

Neste momento as empresas precisam se adequar e automatizar seus processos.

Lembrando que os registros devem ser exatos e fiéis para evitar qualquer divergência que acarrete em prejuízos aos negócios.

Para isso deve-se contar com uma solução especial que garante que todas as necessidades da empresa sejam atendidas, como o cadastro e gestão dos equipamentos de segurança, EPIs ou EPCs.

Quanto aos equipamentos de proteção individual reforçamos que é importante ter o máximo de controle sobre a sua distribuição de acordo com a função do trabalhador e o centro de custo.

Continua sendo exigido o recibo de entrega do EPI e o monitoramento preciso do vencimento do certificado de aprovação de cada material.

A nova legislação também é mais intensa para a CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) que deve preservar com exatidão as informações inerentes a eleições, reuniões, acidentes ocorridos e outros eventos.

Essa exigência se dá, pois o governo federal precisa ter o acesso a qualquer momento destas informações integradas com as demais.

A tecnologia é uma verdadeira aliada neste sentido: os sistemas são capazes de coordenar as ações de identificação de riscos ocupacionais com mecanismos de controle e prevenção, minimizando incidentes.

Com o eSocial a empresa vai ter que mapear todas as suas áreas, dimensionar quais são os fatores de riscos existente e apresentar a CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho).

Além de administrar todas essas informações será necessário realizar a emissão deste documento, que deve ser protocolado na Previdência Social pelo gestor de segurança da companhia.

As empresas podem usar um software que seja funcional com eSocial e facilite a adequação dos processos de recursos humanos.

O DuaPi EPI possui todos os registros e informações que o departamento de RH precisa para transmitir ao eSocial.

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